Rekenschap afleggen
Dit is het zestiende jaar waarin wij rekenschap afleggen over onze activiteiten. Wij gebruiken hiervoor onder andere deze MVO-rapportage. Over 2022 hebben we gerapporteerd op basis van onze materialiteitsmatrix. Deze matrix is in 2021 opnieuw gevalideerd. De aangewezen materiële thema’s vormen de basis voor de verslaglegging van onze resultaten.
Afbakening en reikwijdte
Primair richt de VanDrie Group zich dit jaar op de Nederlandse operationele prestaties over 2022. We hebben dit jaar voor het derde jaar meer data opgenomen over onze buitenlandse dochterbedrijven.
In dit jaarverslag leggen we nog steeds vooral verantwoording af aan onze Nederlandse stakeholders. Basis voor dit verslag is de GRI Standards Core. Tevens is de rapportage getoetst op de criteria van de Transparantiebenchmark van het Nederlandse ministerie van Economische Zaken en Klimaat.
De materialiteitsmatrix is in 2021 herzien: de matrix geeft inzicht in wat onze stakeholders belangrijk vinden. Over deze informatie rapporteren wij. Door deze herziening sluiten de materiële onderwerpen nog niet in alle gevallen aan bij de indicatoren in de scope van de Assurance opdracht. Middels het uitbouwen van het aantal indicatoren willen we hier de komende jaren meer over rapporteren. In diezelfde ontwikkeling scherpen we onze processen van dataverzameling en interne beheersing verder aan. Aangezien wij ons op een concurrentiegevoelige markt bevinden, kiezen wij bewust om in dit verslag slechts in beperkte mate te rapporteren over onze financiële resultaten en interne structuur. Het MVO-verslag is daarmee geen geïntegreerd jaarverslag.
Sturing en beheersing
De afdeling Corporate Affairs is betrokken bij het bepalen van de inhoud van het verslag en geeft sturing aan het gehele rapportageproces en de implementatie van materiële onderwerpen in en buiten het bedrijf. Inhoudelijke invulling van het verslag wordt gedaan op basis van interne en externe interviews en managementrapportages van alle bedrijven. Het gehele directieteam van de VanDrie Group houdt toezicht op de voornoemde ontwikkelingen. Jaarlijks worden de materiële aspecten van het ondernemen besproken in het directieoverleg. Daarbij wordt de effectiviteit overwogen en indien nodig wordt beleid gewijzigd en aangepast. In dit overleg wordt ook tot de goedkeuring van de publicatie van de MVO-resultaten besloten.
De data in dit verslag hebben betrekking op de prestaties en materiële onderwerpen van de VanDrie Group (bedrijven waarin de Van Drie Holding B.V. een meerderheidsbelang heeft) en niet op de prestaties van leveranciers, klanten, consumenten, etc. De kwantitatieve gegevens in dit verslag zijn verzameld uit financiële systemen, het personeelsmanagementsysteem en Safety Guard. We hebben niet voor alle informatie een geautomatiseerd informatiesysteem. Aan de hand van een gestandaardiseerde rapportagetemplate verzamelen we op jaarbasis alle informatie. Waar mogelijk zijn de gegevens voor dit verslag gemeten. Voor enkele indicatoren hebben wij schattingen moeten maken, omdat hiervoor nog geen betrouwbare gemeten gegevens beschikbaar waren. Deze schattingen zijn gebaseerd op gemeten gegevens. De gegevens worden intern beoordeeld alvorens deze worden gerapporteerd. We scherpen onze indicatoren en daarmee onze gegevensverzameling de komende jaren verder aan. Zodoende kunnen we in komende jaren over nieuwe en aanvullende indicatoren in de scope van de assurance opdracht rapporteren.
De rapportageperiode loopt van 1 januari 2022 tot en met 31 december 2022. De publicatiedatum is 30 juli 2024. ’Het assurancerapport wordt opgesteld door Mazars N.V.. De assurance ziet toe op de genoemde indicatoren in het Onafhankelijk Assurancerapport. Er is een aparte GRI -index opgenomen bij de rapportage. Eventuele wijzigingen in de definities en meetmethoden ten opzichte van voorgaande jaren worden in het verslag samen met de bijbehorende data gerapporteerd.
CSRD rapportage
De aankomende duurzaamheidsrapportageverplichting van de CSRD is van toepassing op de VanDrie Group . Deze nieuwe duurzaamheidsregels zijn zeer omvangrijk en om die reden is de VanDrie Group gestart met een intern team en een externe consultant om aan deze verplichting goede invulling te kunnen geven. De focus van het team is op de nieuwe verplichtingen. Tegelijkertijd wilden wij deze voorliggende rapportage continueren, waarbij wij reeds zo veel mogelijk willen aansluiten op het voorbereidingsproces voor de CSRD. De CSRD rapportage zal veel omvangrijker zijn, zal meer informatie over de waardeketen bevatten en het verzamelen hiervan is een complex en intensief proces.
Sommige punten zullen in de nieuwe CSRD rapportage niet meer of niet meer op dezelfde wijze terugkomen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de rapportage over de externe audits. In het jaarverslag over 2022 is besloten om niet meer te rapporteren over het aantal externe audits dat heeft plaats gevonden in onze organisatie in het boekjaar. Deze beslissing is ingegeven door het feit dat deze indicator geen onderdeel uitmaakt van toekomstige rapportage vereisten zoals onder de CSRD, sectorspecifieke verplichtingen of de CSDDD. Bovendien zien we dat de wijze waarop vastlegging van het aantal audits momenteel plaats vindt op een niet-gelijke wijze, die ruimte tot interpretatieverschillen laat.